Hulp bij een boekenonderzoek of boekencontrole van de Belastingdienst

RBN Belastingadvies heeft een ruime ervaring met boekenonderzoeken en belastingcontroles. Een boekenonderzoek of boekencontrole is een controle van de aangiften en administratie van een ondernemer of bedrijf. Veelal is het onderzoek beperkt tot een bepaalde periode (bijvoorbeeld een jaar) en tot bepaalde belastingen.

Uitbreiding van het aantal boekencontroles

Doordat ten gevolge van de automatisering en digitalisering veel eenvoudige controlehandelingen niet meer door medewerkers van de Belastingdienst hoeven te worden uitgevoerd, is er in de afgelopen jaren bij de Belastingdienst steeds meer capaciteit ontstaan om daadwerkelijke boekenonderzoeken uit te voeren. Zo zijn in 2013 ruim 1000 medewerkers vrijgemaakt en is ook veel geld vrijgemaakt bij de Belastingdienst om extra ingezet te worden voor belastingcontroles. Het aantal boekenonderzoeken is dan ook sterk toegenomen in de afgelopen jaren. Deze boekenonderzoeken hebben veelal betrekking op een van de onderstaande fiscale gebieden:

  • BTW
  • loonbelasting
  • aangegeven winst in de inkomstenbelasting, waarbij veelal wordt gekeken naar:
  • de privé opnamen door de eigenaar;
  • auto van de zaak (bijtelling);
  • Vennootschapsbelasting bij een dga met een BV, waarbij veelal ook wordt gekeken naar:
  • rekening-courant directeur-grootaandeelhouder met B.V.

Mag de Belastingdienst een boekencontrole of boekenonderzoek onaangekondigd starten?

Een boekenonderzoek wordt in de meeste gevallen door een controlemedewerker van de Belastingdienst van tevoren –veelal telefonisch – aangekondigd.
Hierbij wordt in overleg een geschikte aanvangsdatum afgesproken en wordt vastgesteld waar de boekencontrole zal plaatsvinden. Schriftelijk wordt dit vervolgens in een brief bevestigd.
Echter, in bijzondere gevallen kan de Belastingdienst een aankondiging achterwege laten. Er moet een duidelijke en goed gemotiveerde rechtvaardiging zijn hiervoor (bijvoorbeeld: sterke aanwijzingen dat sprake is van fraude).
Voorafgaand of gedurende een boekencontrole of boekenonderzoek kan de belastingdienst onaangekondigd beginnen met een zogenaamde “waarneming ter plaatse” in het pand of op het bedrijfsterrein van de ondernemer. De waarneming ter plaatse houdt in dat medewerkers van de Belastingdienst gaan vastleggen hoe in de praktijk de activiteiten binnen het bedrijf gaan. Bij de waarneming ter plaatse mogen de controleurs van de Belastingdienst bijvoorbeeld vastleggen hoeveel klanten in een bepaalde periode een winkel bezoeken en hoeveel producten zij kopen, zij kunnen de personeelsleden tellen en identificeren (de controleurs mogen overigens niet ongevraagd andere vragen gaan stellen aan het personeel), de voorraad vaststellen, de kas tellen en controleren met de administratie en zij kunnen de aanwezigheid van andere activa vaststellen.
De gegevens die door de Belastingdienst tijdens waarnemingen worden vergaard, kunnen worden gebruikt voor het lopende (of voor een toekomstig) boekenonderzoek. Zo kan bijvoorbeeld de informatie die is vergaard tijdens de waarneming ter plaatse worden gebruikt bij het bepalen of de door de ondernemer opgegeven omzet in lijn licht van de omzetten die volgens de waarneming ter plaatse moeten zijn behaald. Hoewel een waarneming ter plaatse veelal van tevoren wordt aangekondigd, en er dan nog ruime tijd overheen kan gaan voordat de Belastingdienst langs komt, kan de Belastingdienst dus ook onaangekondigd beginnen met een waarnemingen bij een bedrijf. Zeker in gevallen waarin de Belastingdienst fraude vermoedt, kan zij ervoor kiezen om gebruik te maken van het verrassingseffect van een onaangekondigde waarneming ter plaatse.
Als ondernemer bent u verplicht de Belastingdienst voor een waarneming ter plaatse toe te laten tot het pand en het terrein van de onderneming. Het niet toelaten kan leiden tot een boete.
Bij een (aangekondigde en onaangekondigde) waarneming ter plaatse heeft u als ondernemer altijd het recht om te worden bijgestaan door een belastingadviseur. U moet dat dan wel kenbaar maken aan de Belastingdienst. Het onderzoek moet dan worden neergelegd totdat de belastingadviseur is verschenen. U kunt RBN Belastingadvies altijd bellen in het geval u wordt verrast door een boekenonderzoek. Wij kunnen dan direct actie ondernemen en het boekenonderzoek voor u in goede banen leiden.

Verplichtingen bij een boekenonderzoek

U dient als u te maken krijgt met een boekenonderzoek aan de volgende verplichtingen te voldoen:

  1. De administratieplicht is waar het allemaal begint. Zonder administratie valt er voor de Belastingdienst immers weinig te controleren. Elke ondernemer of bedrijf dient een administratie bij te houden. De administratie moet een goed en betrouwbaar inzicht geven in de vermogenstoestand en de rechten en verplichtingen van het bedrijf. Het hangt van de aard en omvang van uw onderneming af hoe de administratie precies moet worden gevoerd.
  2. De administratie dient tenminste 7 jaar te worden bewaard. Ook de onderliggende stukken, zoals contracten, dienen te worden bewaard. Ook als de gegevens reeds zijn verwerkt in de boekhouding. Het is eventueel wel toegestaan bepaalde stukken te in te scannen.
  3. U moet de administratie toegankelijk en inzichtelijk maken voor de Belastingdienst. Dit houdt bijvoorbeeld in dat geautomatiseerd bijgehouden gegevens en systemen toegankelijk en inzichtelijk worden gemaakt voor de Belastingdienst.
  4. De administratie moet binnen een redelijke termijn gecontroleerd kunnen worden. Het verschilt per onderneming wat als een redelijke termijn moet worden aangemerkt; dit hangt onder meer van de aard en omvang van de onderneming af. De Belastingdienst dient hierbij ook rekening te houden met de redelijke belangen van de onderneming. Voorts dient u er op te letten dat wanneer u overgaat naar een nieuw (automatiserings)systeem, de oude gegevens beschikbaar blijven of makkelijk voor de Belastingdienst beschikbaar kunnen worden gemaakt. De de administratie dat binnen redelijke termijn moet kunnen worden gecontroleerd, kan met zich meebrengen dat de administratie digitaal moet worden gevoerd. Bij zeer grote bedrijven kan de Belastingdienst die eis stellen. Maar voor veel kleinere ondernemingen en bedrijven is een (volledige) digitalisering van de administratie (nu nog) een stap te ver. Bij een kleiner MKB bedrijf zou deze eis tot digitalisering dan ook in strijd kunnen komen met de belangen van het bedrijf. Het gemak dat de Belastingdienst heeft bij een digitaal systeem, dient dan ook afgewogen te worden tegen de kosten en moeite die daardoor drukken op de onderneming.
  5. Ook digitale/computer bestanden moeten bij een boekencontrole worden overgedragen aan de Belastingdienst. De vraag rijst of de Belastingdienst alle gegevens mag opvragen wanneer zij digitale bestanden vraagt. Een integrale kopie van de hele harde schijf van een computer kan soms gevraagd worden door de Belastingdienst maar kan tal van bestanden bevatten die eigenlijk niet aan de Belastingdienst overhandigd hoeven te worden (bijvoorbeeld adviezen van een belastingadviseur). Het is daarom van belang dat je als ondernemer goed voorbereid bent hoe je je administratie digitaal bewaard. Als u de gegevens namelijk niet goed digitaal gescheiden heeft, kunt u door de Belastingdienst worden gedwongen om mee te werken aan het maken van een integrale kopie van uw harde schijf. Als u hieraan niet meewerkt, dan kan de Belastingdienst een zogenoemde informatiebeschikking afgeven (art 47 AWR). Tegen een dergelijke informatiebeschikking kunt u in beroep gaan bij de rechter. Als u echter niet in beroep gaat tegen deze beslissing – of dit wel doet en de rechter oordeelt dat het verzoek van de Belastingdienst om informatie rechtmatig is – en als u vervolgens nog niet meewerkt aan de overdracht van de informatie, dan kan de Belastingdienst de bewijslast omkeren. Dit houdt in dat de Belastingdienst aanslagen gaat opleggen uitgaande van aannames en schattingen. De inkomsten worden hierbij doorgaans veel te ruim geschat en de kosten zeer mager gewaardeerd. Het is in de praktijk erg lastig dergelijke aanslagen te weerleggen. RBN Belastingadvies kan helpen bij het boekenonderzoek door duidelijke afspraken te maken met de Belastingdienst en door duidelijke grenzen te stellen over welke (digitale) gegevens met welk doel worden verstrekt.

Waarom zijn boekenonderzoeken van belang?

Boekenonderzoeken of belastingcontroles vormen een onlosmakelijk onderdeel van de belastingheffing. De Belastingdienst kan bij het heffen van de belastingen niet te goedgelovig zijn. Hoewel onderling vertrouwen van belang is voor een goede relatie tussen de Belastingdienst en belastingplichtigen, zijn controles van belang om vast te stellen of dit vertrouwen gerechtvaardigd is. Als bedrijven of ondernemers niet of zeer zelden gecontroleerd zouden worden, dan zouden zij er makkelijk (zonder risico op ontdekking) voor kunnen kiezen om niet meer de wettelijk verschuldigde belasting betalen. Het vertrouwen dat vele goedwillende bedrijven en ondernemers en ook burgers (in meer of mindere mate) in het belastingsysteem en de Belastingdienst hebben, zou hierdoor worden ondermijnd. Belastingcontroles en boekenonderzoeken zijn dus van belang om na te gaan of bedrijven en ondernemers de belastingregels naleven en voorts voor het vertrouwen dat burgers hebben in het belastingsysteem.

Problemen bij boekenonderzoeken

Hoewel boekenonderzoeken of belastingcontroles van belang zijn voor een rechtvaardige belastingheffing, verlopen zij in de praktijk veelal niet vlekkeloos. De medewerkers van de Belastingdienst zijn veelal redelijke mensen, maar zij kunnen zich zeer streng en hard opstellen als zij de indruk krijgen dat de ondernemer zijn administratie niet goed genoeg heeft bijgehouden en zich niet coöperatief genoeg opstelt. Er kunnen dan al snel verschillen van inzicht met de Belastingdienst ontstaan die tot geschillen kunnen leiden. De Belastingdienst kan dan tal van aftrekposten gaan schrappen en zelfs dreigen de administratie volledig te verwerpen. Ook kan een aanvankelijk beperkt boekenonderzoek door de Belastingdienst worden uitgebreid naar een meeromvattend boekenonderzoek. De belastingcontrole kan hierdoor zeer nadelige en onrechtvaardige consequenties hebben en soms zelfs tot het faillissement van de ondernemer of het bedrijf leiden. De gemiddelde boekhouder of accountant is bij een boekencontrole veelal niet in staat voldoende weerwoord te geven aan de Belastingdienst. RBN Belastingadvies heeft veel ervaring met boekencontroles en kan u bij een boekencontrole bijstaan, zodat risico’s kunnen worden beperkt en eventuele geschillen snel kunnen worden afgehandeld.

Om problemen bij een boekencontrole of boekenonderzoek te voorkomen, kunt u de administratie geheel uitbesteden aan RBN Belastingadvies of een check laten uitvoeren door RBN Belastingadvies of uw bedrijf goed is voorbereid op een boekenonderzoek.

Als er al een boekencontrole of boekenonderzoekis gedaan, dan krijgt u na afloop een controlerapport van dit boekenonderzoek van de Belastingdienst. Hierin staan de bevindingen van het onderzoek vermeld en het dient als basis voor de fiscale afwikkeling van de belastingaanslagen die met het onderzoek verband houden. Als u het niet eens bent met het controlerapport, kunt u hierop reageren. U kunt RBN Belastingadvies benaderen in gevallen waarin u vindt dat een controlerapport onjuistheden bevat. Het controlerapporten vormt de basis voor op te leggen aanslagen, boetes en speelt ook voor de belastingrechter een belangrijke rol in een eventuele procedure die hierop volgt. Het is dan ook van groot belang om de schade die een boekencontrole of boekenonderzoek kan veroorzaken, te beperken door adequaat en zorgvuldig te reageren op het controlerapport. U kunt hiervoor RBN Belastingadvies inschakelen. Uiteraard kan veelal het beste resultaat worden behaald indien we reeds voor of tijdens het boekenonderzoek door u worden ingeschakeld.