De Werkzaamheden en Diensten van

Fiscaal & Belastingadvies RBN

Administratie

//Administratie
Administratie2018-10-24T14:28:10+00:00

Als ondernemer dient u een deugdelijke administratie bij te houden.

Het hebben van een deugdelijke administratie is niet alleen van belang om goed inzicht te krijgen in uw onderneming maar ook essentieel voor het doen van de BTW-aangiften en voor de winstaangifte (inkomstenbelasting) of aangifte vennootschapsbelasting.

U kunt uw boekhouding met pen en papier doen, in een rekenprogramma, zoals Microsoft Excel, of, in een boekhoudprogramma. De keuze voor een boekhoudprogramma is in veel gevallen het verstandigst, tenzij u verwacht dat er nauwelijks transacties zullen plaatsvinden in uw onderneming (dan kunt u zich de kosten van een dergelijk programma besparen en bijvoorbeeld gebruik maken van Excel). Een boekhoudprogramma maakt het voor u veelal eenvoudiger om uw administratie op een overzichtelijke en foutloze manier te voeren, ook als u geen boekhouder bent.

Overzichtelijke & duidelijke administratie

De administratie moet overzichtelijk en duidelijk zijn, zodat de belastingdienst de administratie binnen een redelijke termijn kan controleren. U moet uw administratie bovendien minimaal 7 jaar bewaren voor de fiscus. Als u uw administratie niet meer beschikbaar heeft of uw administratie is niet volledig of niet goed te controleren, dan loopt u het risico dat de Belastingdienst u de sanctie oplegt van de “omkering van de bewijslast”. De fiscus kan dan bij een controle of boekenonderzoek zelf een schatting maken van de omzet en de winst, en op basis daarvan de verschuldigde BTW en inkomsten- of vennootschapsbelasting berekenen. Dit leidt doorgaans tot een veel hogere aanslag, want met kosten en verliesgevende projecten wordt nauwelijks rekening gehouden bij een dergelijke schatting. Als u als ondernemer het niet eens bent met die schatting, dan zult u zelf moeten bewijzen dat de schatting onjuist is (dit is de omkering van de bewijslast). Zonder een deugdelijke administratie is dat natuurlijk bijzonder lastig te bewijzen.

Ook wanneer u als ondernemer gebruik wilt maken van fiscale faciliteiten, zoals de (kleinschaligheids-) investeringsaftrek, is het van belang dat u een goede administratie heeft waarmee u achteraf bij een controle kunt aantonen dat u inderdaad recht heeft gehad op de betreffende fiscale faciliteit.

De belastingadviseur en boekhouders van RBN Belastingadvies verzorgen de administratie van ondernemers en vennootschappen in de Noord-Holland, en met name in de Zaanstreek, Alkmaar en Amsterdam. Ondernemers die zelf zoveel mogelijk hun administratie willen doen worden door RBN Belastingadvies begeleid en geadviseerd.

Het belang van een goede administratie bij een boekenonderzoek

Als u te maken krijgt met een controle of boekenonderzoek van de Belastingdienst zult u veel minder problemen hebben wanneer uw administratie op orde is. Het is bij een dergelijk boekenonderzoek veelal verstandig om een coöperatieve houding aan te nemen en de Belastingdienst behulpzaam te zijn bij de controle van uw administratie. Ondanks dat uw administratie op orde is en dat u zich coöperatief opstelt, ontstaan soms toch verschillen van inzicht met de Belastingdienst die tot geschillen kunnen leiden. Uw bestaande boekhouder of accountant is dan wellicht niet in staat voldoende weerwoord te geven aan de Belastingdienst. De belastingadviseurs van RBN Belastingadvies kunnen u bij controles en geschillen bijstaan, zodat risico’s kunnen worden beperkt en eventuele geschillen snel kunnen worden afgehandeld.

Online boekhouden

Om problemen bij een boekenonderzoek te voorkomen kunt u de administratie geheel uitbesteden aan RBN Belastingadvies of, als u daarvoor kiest, kunt u veel zelf doen met behulp van online boekhouden. U voert dan zelf de gegevens in een boekhoudsysteem in en onze belastingadviseur zorgt voor controle ervan en begeleiding waar nodig. Desgewenst helpt RBN Belastingadvies u met de opzet en inrichting van uw boekhoudsysteem en legt u van A tot Z uit hoe u zelf uw (online) boekhouding voert.

Als u dit te ver vindt gaan, maar af wilt van de fysieke administratie met mappen vol bonnetjes, facturen, declaraties, dan kunt u deze documenten scannen en opsturen naar RBN Belastingadvies. RBN Belastingadvies zorgt ervoor dat uw stukken veilig worden gearchiveerd en ingeboekt in het administratiesysteem; u hoeft de mappen met administratie dan niet meer zelf te bewaren en kunt desgewenst, via een tool die RBN Belastingadvies ter beschikking stelt, ieder moment uw administratie online raadplegen.

Afspraak om de boekhouding en administratie door te nemen: eens per jaar of per kwartaal

Aan het begin van ieder jaar wordt een afspraak gemaakt om de boekhouding van het afgelopen jaar met u te bespreken op ons kantoor in Zaandam of desgewenst bij u op kantoor (als uw bedrijf in de Zaanstreek, Alkmaar of Amsterdam is gevestigd worden hiervoor geen reiskosten in rekening gebracht). De belastingadviseur van RBN Belastingadvies loopt dan met u de resultaten en boekingen door en bereidt de administratie voor op de aangifte vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting die later zal worden ingevuld.
We kunnen daarnaast ook aan het begin van ieder kwartaal uw boekhouding doornemen om uw aangifte btw van het vorige kwartaal door te nemen.

Voordeliger
Doordat u zelf een deel van het werk doet, kunt u een stuk voordeliger uit zijn, dan wanneer u een boekhouder inschakelt. Afhankelijk van de mate van begeleiding zal RBN Belastingadvies u een korting geven op de gebruikelijke tarieven.

Jaarrekening opstellen

Bedrijven zoals BV’s, nv’s, en coöperaties zijn wettelijk verplicht om ieder boekjaar een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Als IB-ondernemer of ZZP’er hoeft u geen jaarrekening in te dienen, maar soms is een jaarrekening van belang om bijvoorbeeld financiering te krijgen bij een bank. Banken nemen namelijk niet altijd genoegen met de uitdraai van de resultatenrekening en de balans bij de aanvraag van een hypotheeklening of krediet. RBN Belastingadvies heeft ruime ervaring met het opstellen van jaarrekeningen.

Voor uw administratie en jaarrekening kunt u terecht bij RBN Belastingadvies.